От документооборота — к управлению предприятием

В условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы на принятие правильных управленческих решений наибольшее влияние оказывает информация, поступающая извне, то есть с рынка. Наибольшее влияние на качество управления оказывает квалифицированный анализ внешней (рыночной) информации и внутренней информации предприятия.            

Установлено, что специалисты большинства предприятий затрачивают в среднем 20% своего рабочего времени на обработку документов и только 5-8% на их анализ, хотя именно анализ документов приносит наибольшую пользу в их профессиональной деятельности. Причина кроется в ограничении доступа, который не дает возможности пользоваться информацией в полном объеме. Анализ оказывается невозможен. При таком подходе даже у способного работника коэффициент полезного действия невысок.
Ситуация с анализом изменится, если информацию о рынке сделать  доступной для всех исполнителей, создав таким образом единое информационное пространство. Единое — не значит, что все подключены к одной базе. Важно, чтобы внешняя и внутренняя информация была доступна для анализа одновременно. Не обязательно в одной системе.
Информация поступает на предприятия в виде документов как в бумажном, так и в электронном виде. Причем объем документов увеличивается. Часть документов попадает на хранение, часть оседает у исполнителей, да так, что потом на их поиски уходит значительное время, а некоторые и вообще не находятся. Чтобы создать условия, благоприятные для анализа информации, необходимо в первую очередь навести на предприятии порядок с документацией.
В общем ряду программных продуктов по автоматизации документооборота выделяется система управления документами и задачами «ТЕЗИС». Разработчики ставили перед собой задачу максимально всесторонне решить всевозможные ситуации, возникающие на предприятии при работе с документами. Несомненно, у них это получилось. В области классического электронного документооборота «ТЕЗИС» — одна из самых перспективных разработок.
Благодаря грамотному построению и разнообразным техническим приемам, ее возможности выходят далеко за пределы электронного документооборота. В отличие от других программ по документообороту, в системе «ТЕЗИС» имеется возможность для формирования внешней и внутренней информации по отдельной проблеме.
Каждый член коллектива, работая с системой «ТЕЗИС», становится творческим участником управленческого процесса со своим мнением. Это, безусловно, повышает его интерес к работе и положительно влияет на КПД. Производительность труда повышается также благодаря правильно поставленному документообороту, когда информация формируется и обрабатывается в одном месте. Отпадает необходимость в других звеньях, выполняющих, по сути, одинаковую работу.
Система «ТЕЗИС» может одинаково успешно работать на предприятиях любой классификации: малых, средних и крупных. Используя «ТЕЗИС», пользователь получает возможность успешно вести переговоры с клиентом, заранее имея информационное преимущество. В системе предусмотрен одновременный доступ к внешней информации по клиенту и внутренней информации по конкретному вопросу, что создает дополнительные возможности для анализа и принятия решений.
Управление предприятием — многогранная и сложная задача. Применение системы «ТЕЗИС» позволит навести порядок в организации и повысить качество принимаемых управленческих решений. В результате предприятие сумеет избежать финансовых потрясений, будет наращивать объем выполняемых работ, одновременно повышая качество, выходить победителем в конкурентной борьбе и, самое главное, увеличивать собственные доходы.